خدمات برگزاری همایش توسط تیم تشریفات فرداد
همایش ها یکی از دلایل رشد و پیشرفت جوامع در زمینه های گوناگون علمی و فرهنگی است. تشریفات مجالس فرداد تاکنون در برگزاری همایش های مختلف نقش پر رنگی داشته و توانسته با تکیه بر برنامه ریزی و تجربه این مجموعه بهترین همایش ها را به اجرا بگذارد. پیش از هرگونه همایشی باید هدف کلی آن مورد بررسی قرار گیرد و همچنین نوع همایش مشخص شود. همایش ها میتوانند به اشکال گوناگونی مانند سمینار، کنگره و یا میزگرد اجرا شوند.
اجزای مهم یک همایش
- رئیس همایش
- دبیر همایش
- کمیته علمی همایش
- کمیته اجرایی همایش
- دبیرخانه همایش
وظایف کمیته علمی همایش
- روشی را برای انتخاب مقاله های برتر در نظر داشته باشد.
- مقالاتی که برگزیده شده را انتخاب کند.
- مشخص کردن مهمان ها و شرکت کنندگان حاضر در همایش
- برای اداره کردن همایش روش های موثر و علمی ارائه دهد.
وظایف کمیته اجرائی همایش
وظایف کمیته علمی و دبیرخانه و دیگر ارکان همایش به عهده این بخش است.
- تعیین میزان نیاز مالی و توزیع بین اعضای همایش
- به وجود آوردن نظم و هماهنگی بین عضو های همایش
وظایف دبیرخانه همایش
محل برگزاری همایش، تاریخ دقیق اجرای آن و تنظیم برنامه هایی که در طول همایش برگزار میشود به عهده دبیرخانه همایش است.
- اعلان فراخوان همایش
- تشکیل دبیرخانه مربوط به همایش
- مشخص کردن محل دبیرخانه
اطلاع رسانی برگزاری همایش توسط تیم فرداد
از راه های مختلفی میتوان برگزاری همایش را به دیگران اطلاع رسانی کرد از جمله:
- تبلیغات در شبکه های اجتماعی، روزنامه ها و مجلات
- استفاده از بنرهای تبلیغاتی و پوستر ها
- اطلاع رسانی به صورت حضوری و یا با کمک تلفن
- ساخت وبلاگ های همایشی
- ساخت وبسایت مرتبط با همایش
هدف از برگزاری همایش چیست؟
همایش فضایی را به وجود می آورد که در آن بتوان اطلاعات، افکارها را در رابطه با موضوعات مختلف پژوهشی و علمی به اشتراک گذاشت و همچنین ایجاد فرصت هایی که در آن بتوان واکنش های جامعه را نسبت به آن موضوعات مورد بررسی قرار داد.
در جامعه ای که تحولات و رشد زیادی در موضوعات مختلفی وجود داشته باشد در واقع با همایش نیز ارتباط مستقیمی دارند و این به خودی خود نشان میدهد که جامعه در موضوعات خاصی در حال پیشرفت و رشد است.
بنابراین هدف برگزاری همایش ها این است که برگزار کنندگان در تلاش باشند محیطی را فراهم آوردند که در آن بتوان هنرها، دستاوردها، به جنب و جوش در آوردن جامعه، بالا بردن میزان فعالیت ها، اشتراک افکار عمومی و هر چیزی که باعث پیشرفت و بررسی تمام جوانب در زمینه های مختلف جامعه میشود را به انتشار عمومی درآورند.
در صورتی یک همایش میتواند کیفیت بالایی داشته باشد که مورد توجه شرکت کنندگان قرار گرفته باشد.قبل از شروع هر همایشی باید اهداف کلی آن و اینکه چه تاثیری بر جامعه خواهد گذاشت، در نظر گرفته شده باشد.
انواع همایش هایی که توسط تیم فرداد برگزار میشوند
تمامی همایش ها بر طبق مشخصه هایی که دارند تقسیم بندی میشوند.
از لحاظ گستردگی همایش
- همایش های منطقه ای
- همایش های ملی
- همایش های بین المللی
- همایش های سازمانی
- مجامع سازمانی
- همایش های درون گروهی
از لحاظ موضوع همایش
- همایش های عمومی
- همایش های نیمه تخصصی
- همایش های تخصصی
از لحاظ توالی
- همایش های غیر ادواری
- همایش های ادواری و متوالی
از لحاظ فراخوان دعوت
- همایش های با فراخوان آزاد و عمومی
- همایش های محدود و دعوتی
از لحاط نوع اجرای همایش
- همایش های عادی
- همایش های راه دور
- همایش های دارای جلسات همزمان
- میزگردها
از لحاظ نوع برگزار کننده
- مجامع دانشگاهی
- مراکز پژوهشی
- انجمن های علمی و حرفه ای
- سازمان ها و اداره های دولتی
- سازمان ها، باشگاه ها و شرکت های غیر دولتی
فرداد، تیم برگزار کننده همایش های بین المللی
تشریفات فرداد در برگزاری همایش های بین المللی نیز فعالیت خوبی داشته و دارد. با توجه به اینکه این نوع همایش باید با دقت و نظم بیشتری انجام شود، برگزاری همایش ها بین المللی را میتوانید به عهده تشریفات فرداد بگذارید.
همایشی جزء همایش های بین المللی به شمار می آید که داری خصوصیاتی زیر باشد :
- دعوت از سخنرانان، محققان خارج از کشورکه ملیت های مختلفی دارند.
- حضور پر رنگ چندین سازمان، موسسه و انجمن در همایش های بین المللی
- همایش های بین المللی دارای هدفی موثر و بزرگ هستند.
- بخشی از مقالاتی که در طول همایش ارائه میشوند از کشورهای دیگر باشند.
جلساتی که در حوزه کاری برگزار میشوند، میز گردها، دوره های آموزشی که با حضور اتباع خارجی و یا سازمان های بین المللی انجام میگیرد، جز همایش های بین المللی به حساب نمی آیند.
نکاتی که قبل از برگزاری همایش ها توسط مجموعه تشریفات فرداد بررسی میشود
- قبل از حضور مهمان ها مکانی مشخص برای آنها در نظر گرفته میشود.
- حتما قبل از برگزاری همایش تعداد صندلی ها و مهمان ها بررسی میشود.
- افراد خوش رو و خوش برخورد برای خوش آمدگویی از مهمان ها در جلوی درب ورودی حاضر میشوند.
- توزیع فرم های نظر خواهی و دریافت آنها در پایان مراسم
- در اختیار قرار دادن کاتالوگ هایی که هدف برگزای همایش را عنوان کرده است.
- در آغاز،همایش با آیاتی از قرآن مجید شروع میشود.
- بعد از تلاوت قرآن، سرود ملی نیز پخش میشود.
- همواره در طول برگزرای همایش نظم و آرامش برقرار است.
- محلی برای سخنران همراه با تریبون و میکروفون در اختیار وی قرار میدهند.
- بررسی در تجهیزات پخش و صوتی ؛ مثلا میکروفن از قبل امتحان شود که دچار مشکلی نباشد.
- قبل ازبرگزاری چک کرد ابعاد فضای همایش ، نه خیلی کوچک که فضای بین مهمان ها بسیار کم باشد و نه خیلی بزرگ
- مکانی را برای برگزاری همایش ها در نظر میگیرند که دارای سیستم سرمایشی و گرمایشی باشد.
- بهداشت و سلامت تمامی امکانان و محیط محل برگزاری همایش قبل از شروع مورد بررسی قرار میگیرد.
- دسترسی به آب را برای شرکت کنندگان تسهیل میسازد. ( محل قرار گیری آن جایی باشد که مانع اجرای همایش نشود)
- سیستم نور و روشنایی محل برگزاری همایش را فراهم می آورند.
- همایش را در جایی برگزار میکنند که دسترسی به آن سخت نباشد.
- جایگاهی برای خبرنگاران در سالن همایش در نظر گرفته میشود.
- در طول همایش از صحنه های مختلف همایش عکس و فیلم برداری میشود که برای مستند سازی همایش در شبکه های اجتماعی مورد استفاده واقع شود.
- جایگاه خاصی برای مهمانان ویژه در نظر گرفته میشود.
- برای کلیه شرکت کنندگان قلم و کاغذ در نظر گرفته میشود.
- پذیرایی از مهمان ها در حین برگزاری همایش
- تیم فرداد از پروژکتور برای راحتی در پخش ویدیوها و ارائه دادن مطالب مهم در طول همایش استفاده میکنند.
- در نظر گرفتن هر احتمالی قبل از برگزاری همایش مانند قطعی برق یا آب، برای جلوگیری از این اتفاق که حتما با اداره جات ها هماهنگ میشود.
- برای تشکر از حضور مهمان ها در همایش با ارائه لوح تقدیری از آنها سپاس گذاری میکنند.
- در پایان خلاصه ای از مطالب ارائه داده شده اعلام شود.
- یکی از موارد مهمی که قبل از برگزاری همایش مهم است انتخاب تیم برگزار کننده است که شما را به رساندن به هدفتان کمک کند.
تمامی مواردی که در بالا عنوان شد توسط تیم برگزار کننده تشریفات فرداد قابل انجام بوده و این تیم با تمام تلاش خود، سعی دارد بهترین اجرا را در همایش های گوناگون داشته باشد به طوری که شرکت کنندگان از آن لذت برده و به هدف برگزاری آن همایش به طور کامل پی ببرند.