تشریفات به معنای احترام، بزرگی و عزت است. تشریفات به مجموعه آداب، رسوم، رفتارهایی گفته میشود که با توجه به سازمان در نظر گرفته شده در مقابل مهمان ها انجام میشود. رفتارهای تشریفات برای هر محیطی متفاوت است از جمله محیط های کاری، خانوادگی، عمومی، سازمانی و...
نام تشریفات در گذشته
چندین سال قبل ذهن مردم با شنیدن اسم تشریفات، به خرج و مخارج اضافه و به تجمل گرایی گرایش پیدا میکرد در حالی که به مرور زمان این موضوع جنبه عمومی تری در بین مردم پیدا کرد و تشریفات جایگاه خود را در بین عموم پیدا کرد.
در تشریفات سازمانی تمامی موارد مانند ارتباطات فردی و بین فردی، نحوه چیدمان و پذیرایی از مهمان ها، نوع رفتارها و باید نبایدها رعایت میشوند.
تشریفات اداری چیست؟
ابتدا تعاریفی از سازمان یا اداره و ارتباطات میکنیم.
سازمان: به طور کلی سازمان به گروهی از افراد گفته میشود که به منظور رسیدن به هدف کلی، فعالیت هایی انجام می دهند.
ارتباط سازمانی: نوعی ارتباط است که برای انجام آن ناظر یا مدیرانی روی ا رتباطات نظارت دارند تا رفتارها را زیر نظر بگیرند.
ارتباطات سازمانی با روانشناسی اجتماعی، روانشناسی صنعتی، رفتارهای سازمانی و علوم م ربوط به اداری در ارتباط است. در ارتباطات سازمانی، نحوه ارتباط و روابط عمومی بسیار مهم و جایگاه خاصی دارد و با توجه به هر مکان و مهمانی، ارتباطات متفاوت هستند.
اصول تشریفات اداری و سازمانی
آداب و رسوم تشریفات سازمانی به گونه ای هستند که به شکل بین المللی تعریف شده اند و سازمان ها و دیپلمات ها با چنین مراسم هایی آشنایی دارند. هر سازمانی برای حرفه ای تر شدن باید اصول این مراسمات را بداند و رعایت کند. این اصول هم مانند دیگر اصول کشور مهم است.
از جمله آدابی که در تشریفات سازمانی رعایت میشود
- احترام به یکدیگر: افراد باید در مراسمات سازمانی به بکدیگر احترام گذاشته و در صورتی به طرف مقابل بی احترامی شود فرد میتواند آن رفتار زشت را نادیده و نشنیده بگیرد.
- استفاده از کیف چرم و کفش رسمی: معمولا در مراسمات سازمانی افراد کیف چرم به دست گفته و از کفش های رسمی سربسته و مشکی استفاده میکنند.
- لباس مناسب مراسم های سازمانی: لباسی که در مراسم های سازمانی بر تن میکنند معمولا کت و شلوار است که نمای رسمی داشته باشد.
از جمله اصول که در تشریفات سازمانی در ایران انجام میشود
- در مراسمات ایرانی به هیچ عنوان نوشیدنی هایی مانند شراب سرو نمیشود و افراد هم نباید در این نوع تشریفات حضور پیدا کنند و خانم ها از دیگر کشورها باید قانون ایران را رعایت کرده و با پوشش اسلامی وارد شوند.
رعایت کردن آداب و رسوم سازمانی به معنای رعایت کردن قوانینی است که در آن کشور و سازمان وضع گردیده است و باید بر طبق قوانین مراسمات سازمانی برگزار شوند. در صورتی که غیر از این باشد و افراد قوانین را در تشریفات سازمانی رعایت نکنند، از چشم دیگر افراد حاضر در آن مراسم افتاده و از جمع طرد میشوند.
مراحل تشریفات سازمانی
تشریفات اداری و سازمانی دارای چند مرحله است از جمله:
- استقبال
- حمل و نقل
- اسکان
- چگونگی قرارگیری ظروف روی میز
- چک کردن امکانات میز
- بدرقه کردن مهمان ها
استقبال اولین مرحله در هر تشریفات سازمانی است که انجام میشود. در این مرحله به موضوعاتی خاص توجه میشود مانند: نحوه سلام و احوالپرسی کردن، احوالپرسی گرم و محبت آمیز، چگونگی معرفی افراد، چگونگی سخن گفتن، در کمال احترام با یکدیگر صحبت کردن و نحوه لباس پوشیدن. در مراسم های سازمانی از لباس های رسمی استفاده میشود.
مرحله بعدی حمل و نقل و یا هدایت کردن است که در این مرحله مهمان های وارد شده را برای نشتن در محل خود، به آن سمت هدایت میکنند و اگر نیاز باشد از ماشین های حمل و نقلی استفاده میشود.
در مرحله اسکان فرد مورد نظر باید چک کند تمامی امکانات برای رفاه و راحتی مهمان ها فراهم است(از جمله شرایط فیزیکی، بهداشت محیط و...).
قرار گیری ظروف
- محل قرار گیری لیوان ها و نوشیدنی ها در سمت راست بشقاب است و اگر به نان نیاز بود آن را در سمت چپ بشقاب بچینید.
- محل قرار گیری قاشق و چاقو در سمت راست بشقاب و چنگال در سمت چپ بشقاب است.
- حتما دستمال کاغذی را روی میز و به تعداد لازم قرار دهید که نیازی به درخواست کسی نباشد.
نحوه پذیرایی از مهمانها
حتما در سالن غذاخوری کارکنانی قرار دهید که چک کنند آیا کم و کسری روی میزهای غذا خوری وجود دارد یا خیر. حتی از کارکنان بخو اهید از مهمان ها بپرسند که همه چیز کامل است یا خیر.
چک کردن تعداد صندلی ها
قبل از حضور مهمانها ، تعداد صندلی های حاضر چک شوند و اگر کم و کسری است سریعا آن را تهیه نمائید.
چک کردن تعداد ظروف
اگر قرار است پذیرای شام و یا نهار باشید، حتما قبل از شروع مراسم، تعداد ظروف و تعداد مهمان ها چک شود.
نوشیدنی ها
انتخاب نوشیدنی ها با توجه به فصلی است ک ه در آن قرار دارید انجام میشود. در فصل سرما از نوشیدنی گرم مانند چای و در فصل گرم از نوشیدنی هایی همچون آبمیوه استفاده میشود. اگر قصد دارید پذیرایی بهتری داشته باشید میتوانید از چند نوشیدنی در منوی خود استفاده کنید که موجب جلب رضایت مهمانان خود شوید.
نحوه استقبال از مهمانها
زمانی که مهمان ها در سازمان ها حضور پیدا میکنند برای ورود آنها، به جلو رفته و از آنها با گرمی و چهره ای بشاش و خوشرو استقبال نمائید. مرسوم و از آداب و رسوم است که دعوت کننده به جلو آمده و قبل از اینکه مهمان دست خود را به جلو بیاورد، دست دعوت کننده به جلو آورده و دست داده شود(البته فعلا و تا زمان دفع کامل خطر ویروس کرونا، دست دادن کرونایی توصیه می شود).
روش بدرقه کردن مهمان ها
وظیفه شماست در زمان خارج شدن مهمان ها، آنها را تا درب خروجی بدرقه کنید به صورتی که که شما برای همراهی کردن آنها در پشت مهمان ها قرار بگیرید.